Hoe je innovaties van CO2Spot verankert in aanbestedingen
Innovatieve en duurzame oplossingen verdienen een prominente plek in aanbestedingen, maar worden vaak niet optimaal benut. Complexiteit, een gebrek aan kennis of onduidelijkheden over hoe duurzame producten opgenomen kunnen worden in aanbestedingsdocumenten vormen vaak obstakels. In dit artikel bespreken we een stappenplan waarmee duurzame innovaties een eerlijke kans krijgen.
Stap 1: Stel functionele specificaties op
In plaats van specifieke producten of merken te noemen, is het belangrijk om de prestaties en eigenschappen die een oplossing moet bieden te beschrijven. Functioneel specificeren maakt ruimte voor leveranciers om met innovatieve en duurzame oplossingen te komen. Hierdoor wordt innovatie gestimuleerd en wordt het risico op juridische problemen verkleind.
Voorbeeld:
In plaats van te eisen dat een specifiek merk zoals ‘Ecofalt’ wordt gebruikt, kun je omschrijven: “Een asfaltmengsel met minimaal 60% gerecycled materiaal, bestand tegen temperatuurwisselingen van -10 tot 40 graden, geproduceerd zonder verhitting en met een lagere CO2-uitstoot dan traditioneel asfalt.”
Dit geeft leveranciers de ruimte om met alternatieve oplossingen te komen die voldoen aan de duurzaamheidsdoelen, zonder vast te houden aan één specifiek product.
Stap 2: Beperk het gebruik van de term “of gelijkwaardig”
De term ‘of gelijkwaardig’ wordt vaak gebruikt, maar brengt risico’s met zich mee als deze niet goed wordt gedefinieerd. Gebruik deze term alleen als het echt nodig is en stel duidelijke criteria op waaraan gelijkwaardige producten moeten voldoen. Dit voorkomt juridische complicaties en bevordert transparantie in het proces.
Voorbeeld:
Bij het specificeren van een sensor die een hoge mate van precisie moet hebben, kun je zeggen: “Een sensor met een nauwkeurigheid van minimaal 99,9% bij temperaturen tussen -20 en +50 graden.”
Hierdoor weet een inschrijver precies aan welke eisen een alternatief moet voldoen.
Stap 3: Stel heldere toetsingscriteria op
Heldere en meetbare toetsingscriteria maken de beoordeling van inschrijvingen eerlijk en transparant. Door criteria zoals duurzaamheid, kwaliteit, levensduur en onderhoud expliciet te maken, geef je inschrijvers een duidelijk kader.
Checklist voor toetsingscriteria:
- Functionaliteit: Wat moet het product of de dienst doen?
- Kwaliteit: Aan welke normen moet het voldoen?
- Milieu-impact: Welke duurzaamheidscriteria worden vereist?
- Levensduur: Hoe lang moet het product meegaan?
- Onderhoud: Hoe frequent en intensief mag onderhoud zijn?
Stap 4: Vraag om bewijs van gelijkwaardigheid
Laat inschrijvers bij hun inschrijving aantonen dat hun product voldoet aan de gestelde eisen. Vraag om certificaten, testrapporten of andere documentatie die de gelijkwaardigheid onderbouwen. Dit voorkomt teleurstelling of afwijzingen later in het proces.
Voorbeeld:
Een leverancier biedt een innovatieve verf aan die minder CO2 uitstoot tijdens de productie. Vraag de leverancier om documentatie, zoals emissietests, die deze claim ondersteunt. Dit maakt de beoordeling objectief en transparant.
Stap 5: Motiveer afwijzingen duidelijk en transparant
Als een inschrijving niet voldoet aan de gestelde eisen, is het cruciaal om dit duidelijk en onderbouwd te communiceren. Dit bevordert vertrouwen en vermindert de kans op juridische geschillen.
Voorbeeld:
In plaats van te zeggen: “Het product voldoet niet aan onze eisen,” kun je uitleggen: “Het product voldeed niet aan de vereiste levensduur van minimaal tien jaar, zoals vastgesteld in de testresultaten.”
Door concreet te zijn over de reden van afwijzing, begrijpen inschrijvers beter wat er van hen verwacht wordt.
Stap 6: Stimuleer een open dialoog en samenwerking
Marktconsultaties en gesprekken met leveranciers zijn waardevolle middelen om functionele eisen te verfijnen en duurzame oplossingen te ontdekken. Dit helpt misverstanden te voorkomen en biedt leveranciers de kans om hun innovatieve producten te presenteren.
Voorbeeld:
Tijdens een marktconsultatie voor straatverlichting bespreek je de behoefte aan energiezuinige oplossingen. Een leverancier stelt een systeem voor met zonnepanelen en sensoren die de verlichting aanpassen aan verkeersdrukte. Door dit soort gesprekken kunnen innovatieve ideeën worden opgenomen in de aanbestedingsspecificaties.
Aan de slag!
Met dit stappenplan kun je direct beginnen met het verduurzamen van je aanbestedingen. Gebruik tools zoals CO2Spot om inzicht te krijgen in de CO2-impact van je keuzes en geef duurzaamheid een centrale plek in je processen. Door helderheid, transparantie en samenwerking centraal te stellen, creëer je niet alleen eerlijke kansen voor innovatieve oplossingen, maar draag je ook bij aan een duurzame toekomst.
